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Der grundlegende Aufbau der Excel-Arbeitsoberfläche
Nachdem du Microsoft Excel gestartet hast und auf dem Excel-Startbildschirm auf die Auswahl „Leere Arbeitsmappe“ geklickt hast, siehst du die Oberfläche von Excel, auf der du deine Tabellen und Co erstellen, bearbeiten und analysieren wirst; kurzum: deine Excel-Arbeitsoberfläche. Hier zeige ich dir nun als Erstes die wesentlichen Elemente der Excel-Arbeitsoberfläche, die dir einen fundierten Überblick für deine Arbeit mit Excel geben werden:
Damit ist die Excel Arbeitsoberfläche nun in 4 Thementeile unterteilt.
- Excel Titelleiste
- Menüband mit Bearbeitungsleiste
- Arbeitsbereich, unterteilt in Zeilen und Spalten
- Statusleiste
Nun werde ich dir jedes einzelne Thementeil mit seinen Elementen erklären. Wir beginnen mit der Titelleiste und seinen Elementen, dann erkläre ich das Menüband mit seinen einzelnen Registerkarten und Elementen. Ich gehe außerdem auf die Funktionsweise der Excel-Bearbeitungsleiste ein, die in Zukunft das Schaltzentrum für die Eingabe unserer Befehle, Funktionen und optional auch der Formatierungen sein wird.Ich erkläre danach den Aufbau des Excel Arbeitsbereiches mit seinen Spalten und Zeilen. Zuletzt zeige ich den Aufbau der Statusleiste.
Wir starten nun mit der Titelleiste.
Die Titelleiste der Excel Arbeitsoberfläche
Die Titelleiste der Excel Arbeitsoberfläche befindet sich ganz oben auf dem Bildschirm. Im Grunde genommen kannst du die Titelleiste wiederum in 4 Gruppen aufteilen:
- der Name der Exceldatei und des Programmes (also Excel)
- Symbolleiste mit Schnellzugriff
- die Microsoft typische Fenstersteuerung
- die Menüband Anzeigeoptionen
1. Der Name der Exceldatei und des Programmes
Hier wird dir der Name der aktuell geöffneten Exceldatei angezeigt. Danach folgt der Name des Programmes, also in Excel steht dort immer Excel.
Falls die Datei noch nicht mit Speichern unter abgespeichert worden ist, steht dort standardmäßig Mappe 1.
Zusammen mit dem Namen des Programmes steht dor also Mappe 1 – Excel (siehe Abbildung oben). Wird die Datei nun bspw. unter dem Namen Umsätze des ersten Quartals 2020 abgespeichert, so steht dort dann Umsätze des ersten Quartals 2020 – Excel.
Wie du in Excel Dateien unter einem bestimmten Namen abspeicherst, erkläre ich dir hier ausführlich.
2. Die Symbolleiste mit Schnellzugriff
In der Symbolleiste mit den Schnellzugrifftasten werden die Befehle in kleinen Icons (Icons bedeuten nichts anderes als Bildzeichen) angezeigt, die häufig benutzt werden. Standardmäßig sind hier folgende Befehle hinterlegt:
- Speichern
- Rückgängig (Der angedeutete Pfeil rechts daneben zeigt an, dass auch mehrere Befehle rückgängig gemacht werden können.)
- Wiederherstellen (Der angedeutete Pfeil rechts daneben zeigt an, dass auch mehrere Befehle wiederhergestellt werden können.)
- Blattschutz
- Speichern unter
Besonders interessant ist, dass Excel hier die Möglichkeit bietet, die Symbolleiste mit den Schnellzugriffen individuell zu gestalten. Die Icons können anders sortiert bzw. angeordnet werden. Besonders sinnvoll ist aber die Auswahl der Icons selbst. Du kannst also selbst entscheiden, welche Befehle in der Symbolleiste stehen sollen.
Ganz rechts neben der Symbolleiste mit den Schnellzugriffen befindet sich ein weiteres Icon, das ein bisschen abgesetzt ist. Es stellt einen Pfeil nach unten mit einem Balken darüber dar. Das ist das Icon, über das du die Symbolleiste für den Schnellzuriff anpassen kannst.
Wie du in Excel die Symbolleiste individuell gestaltest, erkläre ich dir hier ausführlich.
3. Die Microsoft typische Fenstersteuerung
Die Microsoft typische Fenstersteuerung kennst du sicher schon aus anderen Programmen von Microsoft. Der Vorteil ist, dass Microsoft hier einen Standard geschaffen hat, der für alle üblichen Programme wie Excel, Word, Powerpoint aber auch für Microsoft Paint oder den Internet- oder Windows Explorer gilt.
Die Fenstersteuerung findest du immer bei allen Programmen oben rechts auf dem Bildschirm.
Die Fenstersteuerung besteht aus 3 Icons:
- Minimieren
- Verkleinern, Maximieren
- Schließen
Minimieren: Wenn du auf Minimieren klickst, wird das Programm, dass du gerade offen hast, minimiert, also in die Taskleiste (der Balken unten in Windows) geschoben. Damit ist das Programm dann minimiert und befindet sich, quasi versteckt hinter dem Icon auf der Taskleiste. Damit hast du eine bessere Übersicht auf deinem Bildschirm, wenn du mehrere Programme geöffnet hast und sie abwechselnd nutzen möchtest. Wenn du das Programm wieder nutzen möchtest, klickst du einfach auch das entsprechende Icon in der Taskleiste und das Programm ist wieder geöffnet.Wenn du das erste mal mit Windows arbeitest, versuche es doch einfach mal und du siehst, wie einfach es ist.
Verkleinern/Maximieren: Wenn du auf Maximieren bzw. Minimieren klickst, vergrößerst oder verkleinerst du das Programm auf dem Bildschirm. Das ist sinnvoll, wenn du beispielsweise Daten aus einem PDF oder einer anderen Datei oder schlichtweg einer Email übernehmen möchtest, die du nicht kopieren kannst, sondern ablesen musst. Hierzu kannst du natürlich immer wieder beide Programme minimieren und dann wieder maximieren. Das ist aber recht umständlich. Abhilfe schafft ein zweiter Bildschirm, den ich dir empfehle, wenn du oft Daten übertragen musst. (Hier sind meine Empfehlungen für sinnvolle Bildschirme.)
Alternativ kannst du aber auch den einen Bildschirm teilen, so dass du auf einem Bildschirm sowohl Excel als auch das andere Programm nehmen sehen kannst. Das geht mit der hier genannten Funktion. Wenn du also auf das mittlere Icon, also verkleinern klickst, kannst du die Größe, die das Programm auf dem Bildschirm ausfüllt, verändern. Klicke hierzu mit der linken Maustaste auf den Rand vom Programm und halte die Maustaste gedrückt. Wie du in Excel das Programm vergrößerst oder verkleinerst, und welche sinnvolle Tricks es dabei gibt, erkläre ich dir hier ausführlich. Hier zeige ich dir einen Screenshot, wie ein geteilter Bildschirm dann bspw. aussehen wird. Klickst du im Anschluss wieder auf das Icon Verkleinern/Maximieren, so maximierst du das Programm wieder auf die volle Bildschirmgröße.
Übrigens funktioniert das, was in der Fenstersteuerung gerade von mir erklärt wird, bei allen Programmen.
Wie du in Excel Dateien abspeicherst, erkläre ich dir hier ausführlich.
Schließen: Last but not least erkläre ich dir, was passiert, wenn du auf das X oben rechts im Programm klickst. Wenn du auf das X der Fenstersteuerung klickst, schließt du final das Programm. Wenn du vorher deine Arbeit gespeichert hast, wird das Programm sofort geschlossen. Hast du deine Arbeit noch nicht gespeichert, fragt dich Excel, ob du deine „Änderungen in der Datei speichern möchtest“. Das ist ein Sicherheitsschritt von Excel, damit du deine Arbeit nicht löschst, wenn du durch Zufall an die Schließen-Taste kommst.
Wie du in Excel die Datei richtig abspeicherst, erkläre ich dir hier ausführlich.
4. Die Menüband Anzeigeoptionen
Die Menüband Anzeigeoptionen geben dir die Möglichkeit, zu entscheiden, wie du dein Menüband angezeigt haben willst. Zur Erinnerung: Das Menüband ist der zweite Thementeil der Excel-Arbeitsoberfläche. Hier erkläre ich dir das Menüband ausführlich.
Du kannst das Menüband auf 3 verschiedene Weisen anzeigen lassen. Jede einzelne Einstellung hat ihre Vor- und Nachteile.
- Menüband ist ausgeblendet.
- Menüband wird nur mit Regsiterkarte angezeigt.
- Menüband wird mit Registerkarten und Befehlen angezeigt.
- Das Menüband ist ausgeblendet: Das bedeutet, dass das Menüband mit seinen Registerkarten und Befehlen nicht sichtbar ist. Mit dieser Einstellung hast du also keinen direkten Zugriff auf die Befehle. Dafür hast du aber eine größere Ansicht der Arbeitsleiste. Das heißt, dass du da mehr Werte anzeigen kannst. Nutze diese Einstellung nur, wenn du große Tabellen hast, die du gerade zeigen möchtest. Nutze diese Einstellung nicht, wenn du aktuell an dem Dokument arbeitest. Wenn du das Menüband wieder sehen willst, fahre mit der Maus (mit dem Pfeil) nach ganz oben. Dann erscheint die grüne Titelleiste. Klicke mit der linken Maustaste auf die Titelleiste. Das Menüband erscheint wieder. Das Menüband verschwindet umgehend wieder, wenn du den gewünschten Befehl angeklickt und ausgeführt hast.
- Registerkarten anzeigen: Wenn du diese Funktion auswählst, wird dir nicht das gesamte Menüband angezeigt, sondern nur die Registerkarten (also Datei, Start, Einfügen, Seitenlayout, …) Klickst du dann auf eine Registerkarte, so öffnet sich das Menüband komplett. Genauso wie beim komplett ausgeblendeten Menüband, verschwindet nach dem anklicken und ausführen des Befehls das Menüband wieder. Nutze diese Funktion, wenn du einen kleinen Monitor oder Bildschirm nutzt (bspw. einen kleinen Laptop oder Netbook) oder wenn du viele Excelbefehle direkt über die Bearbeitungsleiste eingibst. Wie du Befehle in die Bearbeitungsleiste eingibst, erkläre ich dir hier ausführlich.
- Registerkarten und Befehle anzeigen: Mit dieser Einstellung stellst du dieser Originalzustand in Excel her. Klickst du auf Registerkarten und Befehle anzeigen, so werden sowohl die Registerkarten und die Befehle angezeigt. Diese Einstellung nutze ich immer, weil ich so immer direkt alle Befehle sehen kann. Da ich des öfteren größere Tabellen bearbeite, nutze ich dafür meinen zweiten, größeren Bildschirm. Wie du einen zweiten Bildschirm an deinem Computer oder Laptop anschließt, erkläre ich dir hier ausführlich.
Merke: Hin und wieder merke ich in meinen Kursen, dass zufällig auf diesen Button geklickt wird und dann große Besorgnis herrscht, wo denn das Menüband geblieben ist. Daher erinnere dich an diese Einstellungsmöglichkeit.
Das Excel Menüband mit Bearbeitungsleiste
Das Excel Menüband ist der zentrale Platz in Excel, auf dem du die meisten (und ich lehne mich aus dem Fenster: alle wichtigsten) Befehle für deine Tabellenkalkulation findest. Das Menüband ist in Registerkarten gegliedert. Hinter jeder Registerkarte stehen verschiedene Befehle. Noch einmal kurz und bündig: Formatierungen und Funktionen werden über das Menüband durchgeführt. Die einzelnen Befehle im Menüband sind per Registerkarten strukturiert.
Der untere Teil des Menübandes ist die sogenannte Bearbeitungsleiste. Dort können Funktionen und Formeln per Hand eingegeben werden.
Wie du Befehle in die Bearbeitungsleiste eingibst, erkläre ich dir hier ausführlich.
Die 8 Registerkarten des Excel Menübandes
Das Menüband hat standardmäßig 8 Registerkarten:
- Datei
- Start
- Einfügen
- Seitenlayout
- Formeln
- Daten
- Überprüfen
- Ansicht
Das Menüband in Excel kann individuell nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. So können zum Beispiel auch Lieblingsfunktionen bzw. Lieblingsbefehle in einen Schnellzugriff eingebaut werden. Die Funktionen können aber auch individuell umgruppiert, ergänzt oder verkleinert werden. Wie du das Menüband individuell anpasst und Funktionen hinzufügst, entfernst oder umgruppierst, erkläre ich dir hier ausführlich.
Die einzelnen Registerkarten werde ich nun der Reihe nach erklären. Die einzelnen Funktionen und Formeln sowie Formatierungsmöglichkeiten erkläre ich dir hier detailliert.
- Datei: Die Registerkarte Datei im Menüband bezeichne ich gerne als das Backend von Excel. Hier werden nicht Zellen und Inhalte in den Arbeitsmappen verändert, sondern die Exceldatei als Ganzes verwaltet. Daher sieht in der Registerkarte Datei in Excel auch die Oberfläche als anders aus; es ist die einzige Registerkarte, in der die Arbeitsleiste mit den Zellen verschwindet. Du findest unter Datei all das, was für das Verwalten der Exceldatei gebraucht wird. Hier kannst du Dateien öffnen, schließen, speichern und drucken. Du kannst aber auch dein Microsoftkonto aktivieren und unter Optionen grundlegenede Einstellungen für deine Arbeit mit Excel tätigen.
die ausführlichen und die genauen Einstellungen in der Registerkarte Datei in Excel findest du hier: - Start: Die Registerkarte Start in Excel ist die bekannteste Registerkarte, denn sie ist standardmäßig geöffnet, sobald du Excel startest und eine Arbeitsmappe öffnest. Du findest hier unter anderem Befehle wie Kopieren, Ausschneiden und Einfügen, Formatierungsmöglichkeiten und Sortierfunktionen. die ausführlichen und die genauen Einstellungen in der Registerkarte Start in Excel findest du hier:
- Einfügen: Genau wie der Name der Registerkarte schon sagt, findest du in Einfügen all das, was du in Excel einfügen kannst. Dabei ist zu beachten, dass Excel viel mehr als nur Zahlen einfügen kann. Vor allem Diagramme und Smartarts machen die vielen Tabellen schneller verständlich und sind wichtige Visualisierungshilfen.
die ausführlichen und die genauen Einstellungen in der Registerkarte Einfügen in Excel findest du hier: - Seitenlayout: In der Registerkarte Seitenlayout in Excel kannst du verschiedene Designs wählen, die Seite einrichten und das Format anpassen. Du kannst also zwischen Hoch- und Querformat wechseln oder die Seitenränder in der Breite und Höhe anpassen. Du kannst hier außerdem die Blattoptionen, also ob die Gitternetzlinien in der Bearbeitungsleiste angezeigt werden sollen, oder nicht.
Die ausführlichen und die genauen Einstellungen in der Registerkarte Einfügen in Excel findest du hier: - Formeln: Unter der Registerkarte Formeln findest du nicht nur alle Formeln und Funktionen, wie es der Name bereits verrät; du findest hier auch den Namensmanager und die Fehlerüberprüfung bzw. eine Verfolgung der Berechnungsschritte. In Formeln verbirgt sich auch der Funktionsassistent.
Die ausführliche und die genaue Anwendung von Funktionen und Formeln in Excel sowie die Anwendung des Namensmanagers und aller anderen in der Registerkarte Formeln hinterlegten Befehle erkläre ich dir hier ausführlich. - Daten: In der Registerkarte Daten dreht sich alles um Datenabfragen, – import bzw. -export, Verbindungen zu anderen Quellen oder Bezügen. Du kannst unter Daten auch ganz gezielt die vorhandenen Daten Filtern und Sortieren und Prognosen erstellen. Besondern interessant ist auch die Gliederung von Daten.
Die ausführliche und die genaue Anwendung der Befehle in Daten erkläre ich dir hier. - Überprüfen: in der Registerkarte Überprüfen findest du unter anderem die Befehle zur Rechtschreibüberprüfung. Du kannst außerem Kommentare für jede einzelne Zelle einfügen und auch dein Excelblatt bzw. die gesamte Arbeitsmappe schützen, was sehr hilfreich ist, wenn du deine Exceldatei an andere Nutzer sendest. Die ausführliche und die genaue Anwendung der Befehle in Überprüfen erkläre ich dir hier.
- Ansicht: Mit dieser letzten Registerkarte namens Ansicht kannst du zwischen den einzelnen Arbeitsmappenansichten wechseln. Du kannst außerdem, wie schon beim Seitenlayout bestimmte Hilfslinien an- und ausschalten. Daneben kannst du die Fenster anordnen und fixieren. Die ausführliche und die genaue Anwendung der Befehle in Ansicht erkläre ich dir hier.
Excel hat 8 Standardregisterkarten, davon eine (Datei), die zur Verwaltung der gesamten Datei dient. Neben den standardmäßigen Registerkarten gibt es weitere Registerkarten, die dann erscheinen, wenn gerade bestimmte Befehle/Arbeitsschritte in Excel ausgeführt werden (zum Beispiel Diagramme bearbeiten). Diese Zusatz-Registerkarten liefern Befehle, die genau zu diesem Arbeitsschritt passen. Es handelt sich um sogenannte kontextbezogene Registerkarten. Du erkennst sie daran, dass sie farblich hinterlegt sind.
Die kontextbezogenen Registerkarten in Excel
Wie oben beschrieben passt sich das Menüband mit kontextbezogenen Registerkarten den Arbeitsabläufen an. Das bedeutet, dass neben den oben beschriebenen 8 Registerkarten zusätzlich Registerkarten hinzukommen können, wenn gerade bestimmte Arbeitsschritte durchgeführt werden.Die kosntextbezogenen Registerkarten sind solange sichtbar, wie der Arbeitsschritt andauert. Das bedeutet, dass eine kontextbezogene Registerkarte erscheint, wenn du ein Diagramm erstellst. Sobald du aus dem Diagramm herausklickst, ist dies kontextbezogene Registerkarte wieder weg. Sie erscheint wieder, wenn du wieder in das Diagramm (oder ein anderes Diagramm) hineinklickst.
Excek kennt 11 kontextbezogene Registerkarten (hier alphabetisch sortiert):
- Bildtools
- Datenschnitttools
- Diagrammtools
- Formeldtools
- Kopf- und Fußzeilentools
- PivotTable-Tools
- Smartart-Tools
- Sparklinetools
- Tabellentools
- Zeichentools
- Zeitachsentools
Durch Klicken auf die Aufzählung erkläre ich dir die einzelnen kontextbezogenen Registerkarten ausführlich.