Auf dieser Seite präsentiere ich dir alle verschiedenen Kategorien, mit denen Zellen formatiert werden können. Grundsätzlich kannst du die Kategorisierung in Zahlenformate (viele verschiedene Kategorisierungen) und Textformatierungskategorie (eine Kategorie) unterscheiden.
Wo finde ich die Kategorisierungseinstellungen in Excel?
Die Einstellung des Zahlen- oder Datentyps in Excel findest du hier:
- Menüband: Start
- Gruppe: Zahl
- Zahlenformat
Alternativ ist es möglich, die Einstellung des Zahlen- oder Datentyp direkt in der Zelle zu formatieren.
- Daten in Zelle eingeben und bestätigen
- Rechtsklick in die Zelle
- Das Kontextmenü erscheint
- Auswahl: Zellen formatieren
- Auswahl des Reiters: Zahlen
Tastenkürzel zum Aufrufen des Kontextmenüs: Strg + 1
Die Standardeinstellung ist Standard. Excel erkennt bei diesen Zahlen automatisch ein Sonderformat.
| Wert | Automatisch erkanntes Sonderformat |
| 3 € | Währung |
| 4.4.1952 3/9 |
Datum |
| 14:15 | Benutzerdefiniert: Uhrzeit |
| 90% | Prozent |
Nachfolgend stelle ich euch hier die wichtigsten Zahlenkategorien für BWL kurz und bündig vor.
Reguläre Zahlen
Als reguläre Zahlen könnt ihr folgende Werte einsetzen alle Ziffern von 0-9 sowie die Sonderzeichen + – ( ) , / $ % . E e. Ein einzelnen Komma wird als Dezimalkomma interpretiert. Vorgestellte Pluszeichen werden nicht ausgeschrieben. ( +9 wird also als 9 ausgegeben.)
Wenn ihr einen Bruch in Excel erfassen wollt, der dann auch als Bruch und nicht als Zahl mit Kommastellen angezeigt wird, so könnt ihr euch eines Tricks bedienen.
Gebt in diesem Fall eine Zahl mit einem Leerzeichen ein und Excel interpretiert dies dann als Bruch. Hier sind einige Beispiele:
| Zahl | Schreibweise | Angezeigtes Ergebnis in der Excelzelle |
| 5 | 5 | 5 |
| 0,5 | ,5 0,5 |
0,5 |
| 0,5 | 0 1/2 | 1/2 |
| 10,5 | 10 1/2 | 10 1/2 |
Die Leerzeichen bei der Schreibweise in den letzten beiden Spalten sind zwingend zu setzen, da Excel sonst die Werte nicht als Bruch sondern als Datum interpretieren würden und statt 1/2 dann „01. Feb“ ausgeben würde.
Währungen und Buchhaltung
Eine in der BWL sehr wichtige Sonderform der Zahlenformate in Excel sind die Kategorien Währungen und Buchhaltung.
Die Einstellung des Buchhaltungszahlenformat in Excel findest du hier:
- Menüband: Start
- Gruppe: Zahl
- Buchhaltungszahlenformat
Standardmäßig sind die Währungen Euro (€) und Dollar ($) direkt wählbar. Über das Feld weitere Buchhaltungsformate können auch exotischere Währungen gewählt werden.
Sowohl bei Währung als auch bei Buchhaltung werden die gewählten Währungen als Symbol (also € oder $) in Excel angegeben.
ich empfehle euch zur Fehlervermeidung stets die Funktion Währung bzw. Buchhaltung zu Formatierung der Zellen zu verwenden, statt einfach das Währungssymbol in die Zelle zu schreiben. Der Hintergrund ist, dass in Zellen Zahlen oder Texte gehören. Sobald da etwas gemischt wird, entstehen Fehler, da Excel eine Zelle potentiell statt einer Zahl auch als Text interpretieren könnte und dann die weiteren Berechnungen falsch wären.
Wo ist der Unterschied zwischen Währung und Buchhaltung?
Vorab: Bei der Berechnung spielt die Wahl zwischen Währung und Buchhaltung in Excel keine Rolle. Die Unterschiede liegen ausschließlich in der Formatierung der Zelle. So werden die Zahlen bei Buchhaltung etwas eingerückt und statt einer Null wird bei Buchhaltung ein Strich angezeigt. Die Unterschiede sind in der folgenden Tabelle noch einmal verdeutlicht.
Prozent und Bruch
Prozent
In der Kategorie Prozent werden die Inhalte aller angewählten Zellen mit 100 multipliziert. Außerdem wird dem Wert ein Prozentzeichen (%) angefügt.
Achtung bei der Prozentzahleingabe
Hier ist eine potentielle Fehlerquelle: In meinen Kursen ist mir aufgefallen, dass viele Teilnehmer erst den Wert eingeben (zum Beispiel den Wert 3 für 3%) und dann auf die Formatierung Prozent klicken. Dies ist falsch. In dem Beispiel würde dann statt der gewollten 3% nämlich 300% ausgewiesen werden, weil die Formatierung ja auch eine Multiplikation mit dem Faktor 100 vornimmt.
So geht es richtig: Es gibt 2 mögliche Wege.
- Erst formatieren und dann den Wert eingeben: Die Zelle wird erst als Prozent formatiert. dann kann eine einfache Zahl 3 eingegeben werden. Da ja bereits davon ausgegangen wird, dass bereits mit 100 multipliziert worden ist, wird 3% ausgewiesen.
- Die Zahl wird als tatsächlicher Prozentwert angegeben (zum Beispiel 0,03). Wenn dann auf das Prozentzeichen geklickt wird, wird mit 100 multipliziert und die Prozentzahl 3% ausgewiesen.
Bruch
Excel kann die Zahlen als (zum Teil gerundete) Zahlen mit Nachkommastellen oder auch als Brüche darstellen. Hierzu wird einfach die Zelle markiert und die Formatierungsform Bruch angeklickt, die sich wie hier angegeben, in der bekannten Kategorisierungsauswahl befindet. Die Zahl 0,75 sieht dann nach Klick auf die Bruch-Auswahl so aus: 3/4
Daniels Excel-Expertentipp: Leg Dich auf eine Formatierung fest. Der Wechsel zwischen Kommazahlen und Brüchen sorgt für Unruhe und macht die Exceltabelle unübersichtlich. Gut gemeinte Angaben als Bruch sind zwar gut gemeint, sehen aber teilweise nach nicht ausgeführten Funktionen aus. Da die Formatierung allgemein nicht weit bekannt ist, empfehle ich die Standardeinstellung mit Kommastellen.
Wissenschaft
Unter dem Format Wissenschaft verbirgt sich die Darstellung von Werten in Exponentialschreibweise. Klickst du also auf das Zahlenformat Exponentialzahl wird statt 1.000.000 dann 1,00E+0,6 angezeigt. In der Auswahl in der Menüleiste steht allerdings bis heute nicht Exponentialzahl sondern Wissenschaft. Dies ist auf die Excelversionen zurückzuführen, die um die Jahrtausendwende aktuell waren und statt Exponentialzahl nur Wissenschaft kannten. Übrigens stellt Excel ab dem Wert 100.000 automatisch auf Wissenschaft bzw. Exponentialzahl um, wenn du die Spaltenbreite verringerst. Excel macht das, um Platz zu sparen.
Datum- und Zeitwerte
Wie ist die Systematik der Datum- und Zeitwerte in Excel?
Excel als Computerprogramm, dass nur 0 und 1, schwarz und weiß, an und aus kennt, benötigt immer (!) ein System, das alles, was nicht 1 und 0 ist, entsprechend als 1 und 0 beschreibt. So muss alles im sogenannten Binärcode als eine Kette von 1 und 0 dargestellt werden. Beispielswese ist die Zahl 23 im Binärcode die Zahlenfolge 00010111.
Wie können dann aber Systeme aufgebaut werden, deren Zahlensystem nicht dezimal (also 10er) ist? Wie kann Excel damit rechnen?
Beispiele dafür sind zum Beispiel Datums- und Zeitwerte, die in Excel oft genutzt werden.
Excel löst das Problem, indem es Datums- und Zeitwerte als serielle Zahlen abbildet. Findet in der Zelle auch noch ein Zeitwert Platz, so wird ein Dezimalbruch hinzugefügt. Im folgenden einige Beispiele, die die Thematik verdeutlichen:
| Datum- und Zeitwert in Excel angezeigt | Ausgabe ohne bestimmtes Format als serielle Zahl (bei Zeiten mit Dezimalbruch) |
| 6:00 Uhr | 0,25 |
| 9:00 Uhr | 0,375 |
| 12:00 Uhr | 0,5 |
| 18:00 Uhr | 0,75 |
| 23:59 Uhr | 0,999305556 |
| 1.1.1900 | 1 |
| 20.02.2020 | 43881 |
| 20.02.2020 12:00 Uhr | 43881,5 |
| 20.02.2020 8:30 Uhr | 43881,35417 |
Wir sehen in dieser Tabelle zum Beispiel, dass der 1.1.1900 der erste Tag in der Excelrechnung ist. Danach folgt der zweite Tag (also seriell 2) am 2.1.1900 und so weiter.
Die Uhrzeiten sind als Dezimalbrüche dargestellt. Mitternacht beträgt also glatt 0; die Mitte des Tages um 12h ist entsprechend als 0,5 definiert. Wird nicht nur die Uhrzeit, sondern auch das Datum in der Zelle mit angegeben, so wird der Dezimalbruch mit einer ganzen Zahl, die das Datum repräsentiert dargestellt. Die Kombination mit Datum und Uhrzeit kann direkt eingegeben werden. Hier wird erst das komplette Datum eingegeben, nach einem Leerzeichen wird die Uhrzeit in der selben Zelle eingegeben. Die Syntax lautet:
TT.MM.JJJJ HH:MM
Übungen und eine detailliertere Diskussion des Themas Datum- und Uhrzeit, sowie mögliche Berechnungen findest du hier: XXX
Text
In der Kategorie Text können sämtliche Zeichen verwendet werden, allerdings verbietet es Excel, damit Berechnungen durchzuführen. Wird eine Zahl als Text definiert, kann auch mit dieser Zahl, weil sie als Text interpretiert wird, nicht gerechnet werden.
Text wird in Excel immer linksbündig ausgewiesen.
Daniels Excel-Expertentipp: Auch Telefonnummern empfehle ich als Text auszuweisen, da sonst die erste Null ausgeschlossen wird. Eine Formatierung als Text ist in diesem Fall unproblematisch, da eine mathematische Berechnung mit Telefonnummern keinen Sinn macht.
Sonderformat
Das Zellenformat Sonderformat findest du, wenn du im Dropdownmenü unten auf mehr klickst und dann das entsprechende Sonderformat wählst. Du erhältst eine Reihe an Formatierungsmöglichkeiten, auf dich ich nun detailliert eingehe. Bitte beachte, dass Excel hier nochmals zwecks besserer Übersicht in verschiedene Gebietsschemata. Standardmäßig ist Deutschland eingestellt. Auf dieser Seite beschreibe ich die Sonderformate genau dieses Gebietsschemas. Mein Hinweis ist, dass die verschiedenen Gebietsschemata verschiedene Sonderformate inne haben, da PLZ oder auch die Telefonnummernschreibweise oder ähnliches teils unterschiedlich formatiert werden. Die Grafik zeigt den Unterschied zwischen den Gebietsschemata deutlich:
Im folgenden erkläre ich die verschiedenen Sonderformate:
Postleitzahl
Das Sonderformat Postleitzahl formatiert die Zahl in eine fünfstellige Nummer. hat die Nummer weniger als 5 Ziffern, so wird die Zahl mit Nullen vor der Zahl aufgefüllt, bis die fünfstellige Nummer erreicht ist. Hat die Zahl mehr als 5 Ziffern, so findet keine Veränderung statt. Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht das.
| Zahl ohne Formatierung |
Angezeigte Zahl in Excel |
Beschreibung |
| 0 | 00000 | Die Ziffer Null wird auf 5 Nullen erhöht. |
| 48143 | 48143 | Die fünfstellige Zahl bleibt unverändert. |
| 4800 | 04800 | Die 4-stellige Zahl wird um eine Null zu Beginn der Zahl erweitert. |
| 4814356789 | 4814356789 |
Bei Zahlen > 5 Ziffern findet keine Veränderung statt. |
Excel kennt bei der Formatierung von Postleitzahlen weitere Formate:
- Postleitzahl
- Postleitzahl (A)
- Postleitzahl (CH)
- Postleitzahl (D)
- Postleitzahl (L)
Die oberste Formatierung habe ich bereits erläutert. Dazu passend ergänzen die weiteren Postleitzahlenformate nur noch die Länderbuchstaben: So wird aus 48143 dann entsprechend D-48143.
Versicherungsnachweis-Nr. (D)
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Sozialversicherungsnummer
ISBN-Format
Benutzerdefiniert
In diesem Abschnitt erkläre ich dir alles über den benutzerdefinierten Formatbereich.
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